Политика в отношении обработки и защиты персональных данных
Утверждена приказом Генерального секретаря Ассамблеи Народов Мира
Политика Международного союза неправительственных организаций «Ассамблея Народов Мира» в отношении обработки и защиты персональных данных на интернет-сайтах
1. Общие положения
1.1. Настоящая Политика в отношении обработки и защиты персональных данных пользователей сайта (далее — Политика) Международного союза неправительственных организаций «Ассамблея Народов Мира» (далее — Оператор) в информационно-телекоммуникационной сети Интернет по адресам https://world-assembly.org, https://worldpublicsummit.org, https://public-diplomacy.org (далее — Сайты) разработана во исполнение требований п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” (далее — Закон о персональных данных) в целях обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
1.2. Политика действует в отношении всех персональных данных, которые обрабатывает Международный союз неправительственных организаций «Ассамблея Народов Мира» (далее — Оператор, Ассамблея).
1.3. Политика распространяется на отношения в области обработки персональных данных, возникшие у Оператора как до, так и после утверждения настоящей Политики.
1.4. Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Закона о персональных данных настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети Интернет на каждом из Сайтов Оператора: https://world-assembly.org, https://worldpublicsummit.org, https://public-diplomacy.org.
1.5. Основные понятия, используемые в Политике:
1.5.1. персональные данные — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
1.5.2. оператор персональных данных (оператор) — государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
1.5.3. обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя в том числе:
- сбор;
- запись;
- систематизацию;
- накопление;
- хранение;
- уточнение (обновление, изменение);
- извлечение;
- использование;
- передачу (распространение, предоставление, доступ);
- обезличивание;
- блокирование;
- удаление;
- уничтожение.
1.5.4. автоматизированная обработка персональных данных — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
1.5.5. распространение персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
1.5.6. предоставление персональных данных — действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
1.5.7. блокирование персональных данных — временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
1.5.8. уничтожение персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
1.5.9. обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
1.5.10. информационная система персональных данных — совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
1.5.11. Пользователь — любое лицо, посещающее Сайты и использующее информацию, материалы и сервисы Сайтов. Пользователь Сайтов является субъектом персональных данных по смыслу Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”.
1.5.12. Сервисы Сайтов — интерактивные (диалоговые) программные компоненты на страницах Сайтов, используемые для интеграции с информационными системами и предоставляющие пользователям Сайтов определённые возможности по доступу к информации, а именно: регистрация и личный кабинет пользователя; подача заявления о вступлении в Ассамблею и отслеживание его рассмотрения; оплата вступительных и членских взносов; подача заявок на участие в мероприятиях, проводимых Оператором, и получение решений по ним; загрузка документов и фотографий, необходимых для участия в мероприятиях и изготовления бейджа; подача заявки на участие в конкурсе «Лидер общественной дипломатии» и загрузка конкурсных материалов; формы обратной связи и обращения в редакцию по материалам сайта; подписка на информационные рассылки; поиск по материалам сайта; медиацентр (фотоальбомы, видеозаписи, презентации) (далее — Сервисы, Сервисы Сайтов).
1.5.13. трансграничная передача персональных данных — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.
1.6. Основные права и обязанности Оператора.
1.6.1. Оператор имеет право:
- самостоятельно определять состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено Законом о персональных данных или другими федеральными законами;
- поручить обработку персональных данных другому лицу с согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом, на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Оператора, обязано соблюдать принципы и правила обработки персональных данных, предусмотренные Законом о персональных данных, соблюдать конфиденциальность персональных данных, принимать необходимые меры, направленные на обеспечение выполнения обязанностей, предусмотренных Законом о персональных данных;
- в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных Оператор вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, указанных в Законе о персональных данных.
- получать от Пользователя достоверные информацию и/или документы, содержащие персональные данные Пользователя, для целей обработки, указанных в п. 2.3 Политики;
- требовать от Пользователя своевременного уточнения предоставленных персональных данных.
1.6.2. Оператор обязан:
- организовывать обработку персональных данных в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;
- обрабатывать персональные данные исключительно в целях, указанных в Политике, в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации, и принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами;
- не распространять персональные данные без согласия Пользователя, если иное не предусмотрено действующим законодательством Российской Федерации;
- осуществлять обработку персональных данных с соблюдением принципов и правил, предусмотренных Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”;
- организовывать защиту персональных данных в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
- рассматривать обращения Пользователя (его законного представителя) по вопросам обработки персональных данных и давать мотивированные ответы;
- предоставлять Пользователю (его законному представителю) возможность безвозмездного доступа к его персональным данным;
- принимать меры по уточнению, блокированию, уничтожению персональных данных Пользователя в случаях, установленных Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”.
- отвечать на обращения и запросы субъектов персональных данных и их законных представителей в соответствии с требованиями Закона о персональных данных;
- сообщать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)) по запросу этого органа необходимую информацию в течение 10 рабочих дней с даты получения такого запроса. Данный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней. Для этого Оператору необходимо направить в Роскомнадзор мотивированное уведомление с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации;
- в порядке, определенном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области обеспечения безопасности, обеспечивать взаимодействие с государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак на информационные ресурсы РФ, включая информирование его о компьютерных инцидентах, которые повлекли неправомерную передачу (предоставление, распространение, доступ) персональных данных.
1.7. Основные права и обязанности субъекта персональных данных.
1.7.1. Субъект персональных данных имеет право:
- получать информацию, касающуюся обработки его персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами. Сведения предоставляются субъекту персональных данных Оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. Перечень информации и порядок ее получения установлен Законом о персональных данных;
- требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
- дать предварительное согласие на обработку персональных данных в целях продвижения на рынке товаров, работ и услуг;
- обжаловать в Роскомнадзоре или в судебном порядке неправомерные действия или бездействие Оператора при обработке его персональных данных;
- отозвать согласие на обработку персональных данных в порядке, предусмотренном разделом 7 настоящей Политики.
1.7.2. Субъект персональных данных обязан:
- обеспечивать достоверность предоставляемых Оператору персональных данных, необходимых для целей обработки, предусмотренных в п. 2.3 Политики;
- предоставлять Оператору при необходимости сведения для уточнения (обновления, изменения) предоставленных персональных данных.
1.8. Контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных у Оператора.
1.9. Ответственность за нарушение требований законодательства Российской Федерации и нормативных актов Ассамблеи в сфере обработки и защиты персональных данных определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.10. Оператор хранит все ранее действовавшие редакции настоящей Политики с указанием периодов их действия. По обращению субъекта персональных данных Оператор предоставляет редакцию, действовавшую на дату предоставления им согласия на обработку персональных данных.
2. Цели обработки персональных данных
2.1. Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
2.2. Обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки.
2.3. Обработка Оператором персональных данных осуществляется в следующих целях:
2.3.1. осуществление своей деятельности в соответствии с уставом Ассамблеи, в том числе заключение и исполнение договоров с контрагентами, идентификация Пользователя, зарегистрированного на Сайтах;
2.3.2. исполнение трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений, в том числе: содействие работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, привлечение и отбор кандидатов на работу у Оператора, обеспечение личной безопасности работников, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества, ведение бухгалтерского и бухучета, заполнение и передача в уполномоченные органы требуемых форм отчетности, организация постановки на индивидуальный (персонифицированный) учет работников в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования;
2.3.3. осуществление пропускного режима.
2.3.4. создание и ведение личного кабинета субъекта персональных данных в информационных системах Оператора, идентификация при входе и восстановление доступа;
2.3.5. рассмотрение заявления о вступлении в Ассамблею, ведение сведений о членстве, учёт вступительных и членских взносов;
2.3.6. рассмотрение заявок на участие в мероприятиях, проводимых Оператором, и принятие решения о допуске к участию;
2.3.7. изготовление персонального бейджа участника и обеспечение допуска на площадку проведения мероприятия, в том числе посредством считывания нанесённого на бейдж кода;
2.3.8. оформление приглашений и документов, необходимых для получения визы, при заявленной субъектом персональных данных потребности в визовой поддержке;
2.3.9. организация размещения, трансфера и встречи участников мероприятий;
2.3.10. ведение списков участников и формирование отчётности о проведении мероприятий;
2.3.11. обеспечение обмена сообщениями между пользователями информационных систем Оператора и с Оператором;
2.3.12. направление информационных сообщений о деятельности Оператора и проводимых им мероприятиях — при наличии отдельно выраженного согласия субъекта персональных данных.
2.3.13. информирования о работе Сайтов (Сервисов), контроля и улучшения качества Сервисов.
2.3.14. предоставления Пользователю доступа к персонализированным ресурсам Сайтов.
2.3.15. установления с Пользователем обратной связи, включая направление уведомлений, запросов, касающихся использования Сайтов, оказания услуг, выполнения работ, обработку запросов и заявок от Пользователя.
2.3.16. создания учётной записи для доступа Пользователя к личному кабинету и Сервисам Сайтов, если Пользователь дал согласие на создание учётной записи.
2.3.17. предоставления Пользователю эффективной клиентской и технической поддержки при возникновении проблем, связанных с использованием Сайтов.
2.3.18. направления рекламы Пользователю с его предварительного согласия.
2.4. Обработка персональных данных работников может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов.
3. Правовые основания обработки персональных данных
3.1. Правовым основанием обработки персональных данных является совокупность нормативных правовых актов, во исполнение которых и в соответствии с которыми Оператор осуществляет обработку персональных данных, в том числе:
3.1.1. Конституция Российской Федерации;
3.1.2. Гражданский кодекс Российской Федерации;
3.1.3. Трудовой кодекс Российской Федерации;
3.1.4. Налоговый кодекс Российской Федерации;
3.1.5. Федеральный закон от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях»;
3.1.6. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
3.1.7. Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»;
3.1.8. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации”;
3.1.9. Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля”;
3.1.10. Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 “Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера”;
3.1.11. Постановление Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 N 1119 “Об утверждении Требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных”;
3.1.12. Приказ ФСТЭК России от 18.02.2013 N 21 “Об утверждении Состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных”;
3.1.13. иные нормативные правовые акты, регулирующие отношения, связанные с деятельностью Оператора.
3.2. Правовым основанием обработки персональных данных также являются:
3.2.1. устав Ассамблеи;
3.2.2. договоры, заключаемые между Оператором и субъектами персональных данных;
3.2.3. согласие субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, в том числе согласие, предоставляемое при регистрации и подаче заявок на Сайтах.
4. Объем и категории обрабатываемых персональных данных, категории субъектов персональных данных
4.1. Содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки, предусмотренным в разд. 2 настоящей Политики. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки.
4.2. Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных:
4.2.1. Кандидаты для приема на работу к Оператору — для целей исполнения трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений, осуществления пропускного режима:
- фамилия, имя, отчество;
- пол;
- гражданство;
- дата и место рождения;
- контактные данные;
- сведения об образовании, опыте работы, квалификации;
- иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в резюме и сопроводительных письмах.
4.2.2. Работники и бывшие работники Оператора — для целей исполнения трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений, осуществления пропускного режима:
- фамилия, имя, отчество;
- пол;
- гражданство;
- дата и место рождения;
- изображение (фотография);
- паспортные данные;
- адрес регистрации по месту жительства;
- адрес фактического проживания;
- контактные данные;
- индивидуальный номер налогоплательщика;
- страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС);
- сведения об образовании, квалификации, профессиональной подготовке и повышении квалификации;
- семейное положение, наличие детей, родственные связи;
- сведения о трудовой деятельности, в том числе наличие поощрений, награждений и (или) дисциплинарных взысканий;
- данные о регистрации брака;
- сведения о воинском учете;
- сведения об инвалидности;
- сведения об удержании алиментов;
- сведения о доходе с предыдущего места работы;
- иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства.
4.2.3. Члены семьи работников Оператора — для целей исполнения трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений:
- фамилия, имя, отчество;
- степень родства;
- год рождения;
- иные персональные данные, предоставляемые работниками в соответствии с требованиями трудового законодательства.
4.2.4. Клиенты и контрагенты Оператора (физические лица) — для целей осуществления своей деятельности в соответствии с уставом Ассамблеи, осуществления пропускного режима:
- фамилия, имя, отчество;
- дата и место рождения;
- паспортные данные;
- адрес регистрации по месту жительства;
- контактные данные;
- замещаемая должность;
- индивидуальный номер налогоплательщика;
- номер расчетного счета;
- иные персональные данные, предоставляемые клиентами и контрагентами (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров.
4.2.5. Представители (работники) клиентов и контрагентов Оператора (юридических лиц) — для целей осуществления своей деятельности в соответствии с уставом Ассамблеи, осуществления пропускного режима:
- фамилия, имя, отчество;
- паспортные данные;
- контактные данные;
- замещаемая должность;
- иные персональные данные, предоставляемые представителями (работниками) клиентов и контрагентов, необходимые для заключения и исполнения договоров.
4.2.6. Члены Ассамблеи и лица, подавшие заявление о вступлении в Ассамблею, — для целей, указанных в пунктах 2.3.4, 2.3.5 и 2.3.11 настоящей Политики: фамилия, имя, отчество, в том числе в латинском написании; пол; дата рождения; гражданство; адрес электронной почты; номер телефона; фотография; адрес регистрации по месту жительства; адрес фактического проживания; сведения о местах работы и занимаемых должностях; сведения о владении иностранными языками; адреса персональных сайтов и страниц в социальных сетях; сведения о членстве в Ассамблее и об уплате взносов.
4.2.7. Участники мероприятий, проводимых Оператором, — для целей, указанных в пунктах 2.3.6–2.3.10 настоящей Политики: фамилия, имя, отчество, в том числе в латинском написании; пол; дата и место рождения; гражданство; адрес электронной почты; номер телефона; фотографическое изображение лица; данные документа, удостоверяющего личность: серия, номер, дата выдачи, наименование выдавшего органа, а также изображение (скан-копия либо фотография) страницы указанного документа; наименование представляемой организации и занимаемая должность; формат и категория участия в мероприятии; сведения о потребности в визовой поддержке; сведения о маршруте следования: вид транспорта, номер рейса, даты прибытия и отбытия; сведения о контактном лице.
4.2.8. Лица, подавшие заявку на участие в мероприятии без создания учётной записи в информационных системах Оператора, — в объёме и для целей, указанных в поданной ими заявке и в предоставленном ими согласии на обработку персональных данных.
4.2.9. Пользователи Сайтов — для целей информирования о работе Сайтов и Сервисов, контроля и улучшения качества Сервисов, обеспечения безопасности Сайтов и подтверждения факта предоставления согласия:
- IP-адрес, дата и время обращения к Сайтам;
- сведения о браузере и устройстве, с которого выполнено обращение (тип, версия, язык, разрешение экрана);
- адреса посещённых страниц Сайтов и адрес источника перехода;
- данные, сохраняемые в файлах cookie.
IP-адрес, дата и время обращения и сведения о браузере сохраняются также при регистрации, подаче заявок и предоставлении согласий — как подтверждение факта и момента совершения соответствующего действия Пользователем.
4.3. Обработка Оператором биометрических персональных данных (сведений, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.4. Оператором не осуществляется обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
5. Порядок и условия обработки персональных данных
5.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
5.2. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
5.3. Оператор осуществляет обработку персональных данных для каждой цели их обработки следующими способами:
5.3.1. неавтоматизированная обработка персональных данных;
5.3.2. автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой;
5.3.3. смешанная обработка персональных данных.
5.4. К обработке персональных данных допускаются работники Оператора, в должностные обязанности которых входит обработка персональных данных. Оператор при обработке персональных данных принимает или обеспечивает принятие необходимых правовых, организационных и технических мер для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
5.5. Обработка персональных данных для каждой цели обработки, указанной в п. 2.3 Политики, осуществляется путем:
5.5.1. получения персональных данных в устной и письменной форме непосредственно от субъектов персональных данных;
5.5.2. внесения персональных данных в журналы, реестры и информационные системы Оператора;
5.5.3. использования иных способов обработки персональных данных.
5.6. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. Согласие на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, оформляется отдельно от иных согласий субъекта персональных данных на обработку его персональных данных. Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных, разрешенных субъектом персональных данных для распространения, утверждены Приказом Роскомнадзора от 24.02.2021 N 18.
5.7. Передача персональных данных органам дознания и следствия, в Федеральную налоговую службу, Социальный фонд России и другие уполномоченные органы исполнительной власти и организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
5.8. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, распространения и других несанкционированных действий, в том числе:
5.8.1. определяет угрозы безопасности персональных данных при их обработке;
5.8.2. принимает локальные нормативные акты и иные документы, регулирующие отношения в сфере обработки и защиты персональных данных;
5.8.3. назначает лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в структурных подразделениях и информационных системах Оператора;
5.8.4. создает необходимые условия для работы с персональными данными;
5.8.5. организует учет документов, содержащих персональные данные;
5.8.6. организует работу с информационными системами, в которых обрабатываются персональные данные;
5.8.7. хранит персональные данные в условиях, при которых обеспечивается их сохранность и исключается неправомерный доступ к ним;
5.8.8. организует обучение работников Оператора, осуществляющих обработку персональных данных.
5.9. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требует каждая цель обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором.
5.9.1. Персональные данные на бумажных носителях хранятся в Ассамблее в течение сроков хранения документов, для которых эти сроки предусмотрены законодательством об архивном деле в РФ (Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236)).
5.9.2. Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.
5.9.3. Персональные данные участников мероприятий, обработанные в связи с проведением мероприятия, хранятся в течение пяти лет со дня завершения соответствующего мероприятия либо до дня отзыва согласия субъекта персональных данных.
5.10. Оператор прекращает обработку персональных данных в следующих случаях:
5.10.1. выявлен факт их неправомерной обработки. Срок — в течение трех рабочих дней с даты выявления;
5.10.2. достигнута цель их обработки;
5.10.3. истек срок действия или отозвано согласие субъекта персональных данных на обработку указанных данных, когда по Закону о персональных данных обработка этих данных допускается только с согласия.
5.11. При достижении целей обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку Оператор прекращает обработку этих данных, если:
5.11.1. иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
5.11.2. Оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
5.11.3. иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.
5.12. При обращении субъекта персональных данных к Оператору с требованием о прекращении обработки персональных данных в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты получения Оператором соответствующего требования, обработка персональных данных прекращается, за исключением случаев, предусмотренных Законом о персональных данных. Указанный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней. Для этого Оператору необходимо направить субъекту персональных данных мотивированное уведомление с указанием причин продления срока.
5.13. При сборе персональных данных, в том числе посредством информационно-телекоммуникационной сети Интернет, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся за пределами Российской Федерации, не допускаются, за исключением случаев, указанных в Законе о персональных данных.
5.14. Оператор вправе поручить обработку персональных данных другим лицам на основании заключаемого с ними договора. Существенным условием такого договора являются обязанность лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Оператора, соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать их безопасность. Обработка персональных данных по поручению Оператора осуществляется следующими лицами: оператором облачной инфраструктуры и хранения данных — АО «Селектел»; оператором платёжного сервиса при приёме взносов и оплаты участия — ООО НКО «ЮМани» (сервис ЮKassa).
Кроме того, при использовании отдельных функций Сайтов и Приложения данные передаются:
- платёжной системе Stripe (за пределами Российской Федерации) — при оплате участия иностранными банковскими картами; данные банковских карт обрабатываются платёжной системой и на серверах Оператора не хранятся;
- картографическим сервисам CARTO и OpenStreetMap — при отображении карты мероприятий им передаётся сетевой адрес устройства; серверы расположены за пределами Российской Федерации.
Передача в перечисленных случаях осуществляется в объёме, необходимом для работы соответствующей функции. Если субъект персональных данных не пользуется функцией (не совершает оплату, не открывает карту, отключил уведомления), передача не производится.
5.15. Оператор совместно с Пользователем принимает все необходимые меры по предотвращению убытков или иных отрицательных последствий, вызванных неправомерной или случайной передачей (предоставлением, распространением, доступом) персональных данных Пользователя.
5.16. Файлы cookie и сервисы веб-аналитики.
5.16.1. Оператор использует файлы cookie — небольшие файлы, сохраняемые браузером Пользователя, — для обеспечения работы Сайтов, сохранения пользовательских настроек и поддержания сеанса работы в личном кабинете.
5.16.2. Для получения обезличенной статистики посещаемости на Сайтах используется сервис веб-аналитики «Яндекс Метрика» (ООО «ЯНДЕКС»). При этом обрабатываются сведения, указанные в п. 4.2.9 настоящей Политики. Полученная статистика используется исключительно в обобщённом виде и не применяется для принятия решений в отношении конкретного Пользователя.
5.16.3. Пользователь вправе в любое время отключить приём файлов cookie в настройках своего браузера, а также удалить сохранённые файлы cookie. При отключении файлов cookie отдельные возможности Сайтов, в том числе вход в личный кабинет, могут стать недоступными.
5.17. Контроль доступа на мероприятии. Для пропуска участников на офлайн-мероприятие уполномоченным сотрудникам и волонтёрам (операторам контроля доступа) на их устройства передаётся список одобренных участников: имя и фамилия, адрес электронной почты, номер свидетельства члена Ассамблеи (при наличии), фотография, роль участника на мероприятии, номер его заявки, перечень оплаченных им опций участия (в частности, питание, трансфер, доступ в отдельные зоны), сведения о том, какие из этих опций уже использованы, сведения о выданном участнику оборудовании и об активных выдачах, отметка о том, одобрена ли заявка, а также открытые ключи устройств участника, необходимые для проверки его электронного пропуска. Эти сведения используются исключительно для сверки участника на входе и в залах, для выдачи оплаченных услуг и оборудования, хранятся на устройстве оператора только на время мероприятия и не передаются далее.
5.18. Подбор собеседников (нетворкинг). Если субъект персональных данных заполняет в профиле сведения о своих интересах и о том, что он «ищет» и «предлагает» для профессиональных знакомств, эти сведения показываются другим участникам мероприятий для подбора собеседников. Заполнение указанных полей добровольно; их можно оставить незаполненными либо очистить в любой момент.
5.19. Переписка и вложения. В мобильном приложении участники обмениваются личными сообщениями и участвуют в чатах мероприятий. Оператор обрабатывает текст сообщений, вложенные файлы (изображения, видео, документы), голосовые сообщения и опросы, а также сведения о прочтении. Переписка хранится на серверах Оператора и доступна участникам переписки; уполномоченные работники Оператора получают доступ к отдельным сообщениям только при рассмотрении жалобы на недопустимое содержание. Переписка хранится, пока существует соответствующий чат либо пока субъект персональных данных не удалит сообщение.
5.20. Удаление учётной записи и сроки хранения. Субъект персональных данных вправе удалить учётную запись самостоятельно — в мобильном приложении в разделе «Личный кабинет» либо обратившись к Оператору. При удалении сведения профиля обезличиваются немедленно: имя, фамилия, фотография, телефон, дата рождения, паспортные данные и их сканы, гражданство, пол, адрес, места работы, языки, интересы, сведения нетворкинга и иные сведения профиля стираются, адрес электронной почты освобождается.
5.20.1. В течение 180 (ста восьмидесяти) дней с момента удаления учётная запись может быть восстановлена по обращению субъекта персональных данных — на случай, если удаление совершено по ошибке. Для этого Оператор хранит защищённую копию сведений профиля. По истечении указанного срока копия и относящиеся к ней файлы уничтожаются, и восстановление становится невозможным.
5.20.2. Сканы документа, удостоверяющего личность, уничтожаются раньше — в течение 30 (тридцати) дней с момента удаления учётной записи. Учётная запись при этом восстанавливается полностью, документ потребуется приложить заново.
5.20.3. Каждое удаление, восстановление и уничтожение по истечении сроков фиксируется во внутреннем журнале Оператора: дата, время, способ обращения и служебный номер записи. Персональные данные в журнал не заносятся.
5.21. Что сохраняется после удаления учётной записи и на каком основании.
5.21.1. Обезличенные сведения об участии — служебный номер записи, факт участия в мероприятии, факт оплаты взноса, отметка о проходе на площадку — сохраняются бессрочно. Эти сведения не позволяют определить субъекта персональных данных и персональными данными не являются.
5.21.2. Сведения о платежах сохраняются в течение срока, установленного законодательством о бухгалтерском учёте, поскольку их хранение является обязанностью Оператора.
5.21.3. Сообщения в общих чатах мероприятий остаются доступными остальным участникам переписки; автор при этом обезличивается. Удаление чужой переписки технически невозможно и нарушило бы права других её участников.
5.21.4. Имя и фамилия участника сохраняются в архиве мероприятия бессрочно, если при подаче заявки субъект персональных данных дал на это отдельное согласие. Согласие даётся добровольно отдельной отметкой, не влияет на возможность подать заявку и может быть отозвано обращением к Оператору. Если согласие не давалось, при удалении учётной записи имя и фамилия стираются.
5.21.5. Сведения о лицах, выступавших публично, — спикерах, модераторах и лауреатах конкурсов, — публикуются в программе мероприятий, новостях, отчётах и фотоматериалах Оператора. Такие публикации являются самостоятельными материалами и сохраняются независимо от наличия у лица учётной записи и от её удаления.
6. Трансграничная передача персональных данных
6.1. Оператор осуществляет трансграничную передачу персональных данных участников мероприятий на территорию государства проведения соответствующего мероприятия.
6.2. Трансграничная передача осуществляется исключительно при наличии согласия субъекта персональных данных, в объёме, необходимом для допуска участника на площадку проведения, оформления визовых документов, размещения и трансфера, и только следующим категориям получателей:
- принимающей стороне и организаторам мероприятия;
- администрации и службе безопасности площадки проведения;
- дипломатическим представительствам и консульским учреждениям;
- организациям, оказывающим услуги размещения и перевозки.
6.3. Государство проведения мероприятия указывается в форме заявки на участие в соответствующем мероприятии.
6.4. До начала трансграничной передачи персональных данных Оператор убеждается в обеспечении соответствующим иностранным государством адекватной защиты прав субъектов персональных данных и в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, направляет уведомление в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных.
6.5. Распространение персональных данных, то есть раскрытие неопределённому кругу лиц, при трансграничной передаче не осуществляется, за исключением включения фамилии, имени и наименования представляемой организации в публикуемые списки участников мероприятия — при отдельно выраженном согласии субъекта персональных данных.
7. Порядок отзыва согласия на обработку персональных данных
7.1. Субъект персональных данных вправе отозвать согласие на обработку персональных данных в любое время.
7.2. Отзыв согласия осуществляется одним из следующих способов:
- в личном кабинете в информационной системе Оператора;
- направлением письменного заявления по адресу места нахождения Оператора;
- направлением обращения на адрес электронной почты info@world-assembly.org.
7.3. В случае отзыва согласия Оператор прекращает обработку персональных данных и обеспечивает их уничтожение в срок, не превышающий тридцати дней со дня поступления отзыва, за исключением случаев, когда обработка продолжается на ином законном основании, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
7.4. Отзыв согласия на получение информационных сообщений осуществляется дополнительно посредством перехода по ссылке отказа, содержащейся в каждом полученном сообщении, либо в настройках личного кабинета.
8. Актуализация, исправление, удаление, уничтожение персональных данных, ответы на запросы субъектов на доступ к персональным данным
8.1. Подтверждение факта обработки персональных данных Оператором, правовые основания и цели обработки персональных данных, а также иные сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, предоставляются Оператором субъекту персональных данных или его представителю в течение 10 рабочих дней с момента обращения либо получения запроса субъекта персональных данных или его представителя. Данный срок может быть продлен, но не более чем на пять рабочих дней. Для этого Оператору следует направить субъекту персональных данных мотивированное уведомление с указанием причин продления срока предоставления запрашиваемой информации.
8.2. В предоставляемые сведения не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, когда имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.
8.3. Запрос должен содержать:
8.3.1. номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
8.3.2. сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с Оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных Оператором;
8.3.3. подпись субъекта персональных данных или его представителя.
8.4. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
8.5. Оператор предоставляет сведения, указанные в ч. 7 ст. 14 Закона о персональных данных, субъекту персональных данных или его представителю в той форме, в которой направлены соответствующие обращение либо запрос, если иное не указано в обращении или запросе.
8.6. Если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены в соответствии с требованиями Закона о персональных данных все необходимые сведения или субъект не обладает правами доступа к запрашиваемой информации, то ему направляется мотивированный отказ.
8.7. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с ч. 8 ст. 14 Закона о персональных данных, в том числе если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.
8.8. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц.
8.9. В случае подтверждения факта неточности персональных данных Оператор на основании сведений, представленных субъектом персональных данных или его представителем либо Роскомнадзором, или иных необходимых документов уточняет персональные данные в течение семи рабочих дней со дня представления таких сведений и снимает блокирование персональных данных.
8.10. В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении (запросе) субъекта персональных данных или его представителя либо Роскомнадзора Оператор осуществляет блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, с момента такого обращения или получения запроса.
8.11. При выявлении Оператором, Роскомнадзором или иным заинтересованным лицом факта неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения) персональных данных (доступа к персональным данным), повлекшей нарушение прав субъектов персональных данных, Оператор:
8.11.1. в течение 24 часов — уведомляет Роскомнадзор о произошедшем инциденте, предполагаемых причинах, повлекших нарушение прав субъектов персональных данных, предполагаемом вреде, нанесенном правам субъектов персональных данных, и принятых мерах по устранению последствий инцидента, а также предоставляет сведения о лице, уполномоченном Оператором на взаимодействие с Роскомнадзором по вопросам, связанным с инцидентом;
8.11.2. в течение 72 часов — уведомляет Роскомнадзор о результатах внутреннего расследования выявленного инцидента и предоставляет сведения о лицах, действия которых стали его причиной (при наличии).
8.12. Порядок уничтожения персональных данных Оператором.
8.12.1. Условия и сроки уничтожения персональных данных Оператором:
- достижение цели обработки персональных данных либо утрата необходимости достигать эту цель — в течение 30 дней;
- достижение максимальных сроков хранения документов, содержащих персональные данные, — в течение 30 дней;
- предоставление субъектом персональных данных (его представителем) подтверждения того, что персональные данные получены незаконно или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, — в течение семи рабочих дней;
- отзыв субъектом персональных данных согласия на обработку его персональных данных, если их сохранение для цели их обработки более не требуется, — в течение 30 дней.
8.12.2. При достижении цели обработки персональных данных, а также в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на их обработку персональные данные подлежат уничтожению, если:
- иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных;
- оператор не вправе осуществлять обработку без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Законом о персональных данных или иными федеральными законами;
- иное не предусмотрено другим соглашением между Оператором и субъектом персональных данных.
8.12.3. Уничтожение персональных данных осуществляет комиссия, созданная приказом Генерального секретаря Ассамблеи.
8.12.4. Способы уничтожения персональных данных устанавливаются в локальных нормативных актах Оператора.
9. Ответственность сторон
9.1. Оператор несет ответственность за нарушение требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных” в соответствии с законодательством Российской Федерации.
9.2. Пользователь вправе в судебном порядке требовать возмещения убытков и (или) компенсации морального вреда.
Моральный вред, причиненный Пользователю вследствие нарушения его прав, нарушения правил обработки персональных данных, а также требований к защите персональных данных, установленных в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ “О персональных данных”, а также положений Политики, подлежит возмещению в соответствии с законодательством Российской Федерации. Возмещение морального вреда осуществляется независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных Пользователем убытков.
10. Разрешение споров
10.1. При возникновении споров и/или разногласий, возникающих из отношений между Пользователем и Оператором, такие вопросы разрешаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
10.2. К Политике и отношениям между Пользователем и Оператором применяется действующее законодательство Российской Федерации.
11. Заключительные положения
11.1. Оператор вправе вносить изменения в Политику без согласия Пользователя.
11.2. Новая редакция Политики вступает в силу с момента её размещения на Сайтах, если иное не предусмотрено новой редакцией Политики.
Новая редакция Политики применяется к отношениям, возникшим после введения ее в действие.
11.3. Все предложения или вопросы по Политике следует сообщать по адресу электронной почты info@world-assembly.org либо почтой по адресу: 127006, г. Москва, Успенский переулок, д. 4А.